Để phục vụ quá trình lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp cần có kho tài liệu đạt chuẩn. Tuy nhiên, việc sở hữu riêng một nơi bảo quản tài liệu lại gây phát sinh nhiều chi phí tốn kém. Doanh nghiệp nên tự xây dựng và quản lý kho, hay sử dụng dịch vụ thuê ngoài?
1. Tại sao doanh nghiệp cần kho tài liệu?
1.1. Quy định về lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp
Bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào đều cần thực hiện lưu trữ tài liệu theo Luật Lưu trữ (2011). Đối với doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp (2020) quy định cụ thể các tài liệu doanh nghiệp cần lưu trữ. Các loại tài liệu này bao gồm:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Trong đó, doanh nghiệp cần có kho tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác. Địa điểm khác này cần được ghi rõ trong Điều lệ công ty.
Luật Doanh nghiệp (2020)
1.2. Tiêu chuẩn về kho bảo quản tài liệu
Về kho tài liệu, Bộ Nội vụ hướng dẫn chi tiết các tiêu chí về việc xây dựng kho. Theo đó, có thể chia ra làm các nhóm tiêu chí như sau:
- Nhóm 1 – Thông số xây dựng: Vận dụng hướng dẫn từ Bộ nội vụ về diện tích, quy mô, mái, tường,…
- Nhóm 2 – Trang thiết bị kỹ thuật: Phương tiện bảo quản hồ sơ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, chống ẩm, camera giám sát,…
- Nhóm 3 – Kỹ thuật bảo quản: chống nấm mốc, chống côn trùng gây hại, chống cháy,…
Nơi lưu trữ tài liệu không chỉ cần đảm bảo về mặt kỹ thuật. Doanh nghiệp còn cần đảm bảo vận hành kho một cách khoa học. Các hoạt động cần được lưu tâm là: phương án tổ chức tài liệu, tu bổ và phục chế tài liệu.
Để xây dựng và quản lý kho bảo quản tài liệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự đầu tư bài bản. Trong đó, 2 yếu tố quan trọng nhất là các thông số kỹ thuật và phương án vận hành kho. Trước bối cảnh này, doanh nghiệp có 2 sự lựa chọn. Một là đầu tư xây dựng và tự quản lý kho tài liệu riêng của doanh nghiệp. Hai là sử dụng dịch vụ lưu trữ thuê ngoài.
2. Đánh giá về kho tài liệu tự sở hữu
2.1. Ưu điểm của việc tự bảo quản tài liệu
Sở hữu kho tài liệu riêng giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động lưu trữ tài liệu. Xây dựng nơi lưu trữ tài liệu ngay tại trụ sở chính hoặc một địa điểm thuận tiện giúp các nhân viên trong công ty dễ dàng tra cứu, sử dụng tài liệu. Khi cần sử dụng tài liệu, doanh nghiệp chỉ cần vận hành nội bộ để truy xuất. Điều này giúp quy trình làm việc được rút gọn và đơn giản hơn.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ cũng dễ dàng hơn khi doanh nghiệp tự bảo quản tài liệu. Mỗi ngày, tài liệu của doanh nghiệp tăng lên với số lượng lớn. Việc sở hữu kho ngay tại trụ sở giúp giảm khâu vận chuyển trong lưu trữ.
Cuối cùng, việc tự bảo quản giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về mặt rò rỉ thông tin. Đa số các tài liệu lưu trữ đều chứa thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Chính vì vậy, sử dụng kho nội bộ giúp đảm bảo tài liệu chỉ lưu hành trong công ty.
2.2. Nhược điểm của việc tự quản lý kho tài liệu
Việc xây dựng và vận hành một nơi bảo quản tài liệu đạt chuẩn gây ra nhiều chi phí và cần có nhiều nguồn lực. Doanh nghiệp cần đầu tư nhân sự quản lý kho có kinh nghiệm để đưa ra các phương án lưu trữ hiệu quả. Bên cạnh đó, cơ sở vật chất lưu trữ cần đạt chuẩn để đảm bảo tài liệu còn nguyên vẹn. Có thể thấy, doanh nghiệp cần tiêu tốn nhân lực và vật lực cho kho tự sở hữu.
Trong nguồn ngân sách có hạn, doanh nghiệp không thể chi tiêu quá nhiều vào hạng mục lưu trữ tài liệu. Ngân sách thường được ưu tiên cho những hoạt động trực tiếp tạo ra lợi nhuận. Chính vì vây, dù có đầu tư, các tài liệu cũng không thể được bảo quản ở điều kiện tốt nhất.
Tổng kết lại, việc tự xây dựng và quản lý kho tài liệu có mặt lợi và hại riêng. Về lợi ích, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình lưu trữ. Đồng thời, doanh nghiệp tránh được rủi ro rò rỉ thông tin. Về bất lợi, doanh nghiệp cần tiêu tốn nguồn lực cho hạng mục lưu trữ. Tuy nhiên, việc tiêu tốn này không thể mang đến một giải pháp lưu trữ hiệu quả và tiết kiệm nhất.
Kho bảo quản tài liệu và hồ sơ doanh nghiệp
3. Đánh giá về việc thuê kho tài liệu
3.1. Ưu điểm của việc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu
Thuê bên thứ ba bảo quản tài liệu giúp doanh nghiệp sử dụng kho lưu trữ tối tân với chi phí tiết kiệm. Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ có đầy đủ chuyên môn và nguồn lực để đầu tư hệ thống kỹ thuật hiện đại cho kho. Một kho tài liệu được xây dựng không chỉ phục vụ cho một mà cho hàng trăm doanh nghiệp. Chính vì vậy, với chi phí không quá cao, doanh nghiệp có thể sử dụng kho thực sự chất lượng.
Bên cạnh đó, các công nghệ này được cập nhật mỗi ngày để thu hút khách hàng mới. Các phương án lưu trữ luôn được tối ưu từng ngày để đáp ứng thị hiếu của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng phương án lưu trữ tối tân nhất mà không mất quá nhiều chi phí đầu tư.
3.2. Nhược điểm của thuê ngoài dịch vụ lưu trữ
Do sử dụng dịch vụ bên ngoài, việc truy xuất tài liệu không thể nhanh chóng như việc lưu trữ tại trụ sở của doanh nghiệp. Nhận thức được rủi ro này, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình sử dụng tài liệu tại công ty. Doanh nghiệp có thể yêu cầu bên thứ ba hướng dẫn nhân viên về truy cập tài liệu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, rủi ro rò rỉ thông tin luôn có thể xảy ra. Chính vì vậy, trước khi lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu kỹ càng. Việc tìm hiểu có thể thông qua nhiều cách như website, mạng xã hội, đánh giá từ những người đã từng sử dụng dịch vụ,… Việc tham khảo dịch vụ ở nhiều bên cũng có thể giúp doanh nghiệp đưa ra đánh giá khách quan.
Tóm lại, việc thuê kho tài liệu từ bên thứ ba có ưu và nhược điểm nhất định. Ưu điểm là việc sử dụng không gian bảo quản hiện đại và phương án lưu trữ tối ưu với chi phí hợp lý. Nhược điểm là rủi ro rò rỉ thông tin và yếu tố kém linh động khi cần sử dụng tài liệu.
Kho tài liệu được xây dựng hiện đại bởi bên cung cấp dịch vụ lưu trữ
4. Vinalogistic – cung cấp kho tài liệu hiện đại
4.1. Bảo quản tài liệu thông minh, hiệu quả
Với phương châm “Sự thành công của Quý vị là sứ mệnh của chúng tôi”, hơn 10 năm nay, Vinalogistic luôn mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ. Là đơn vị tiên phong cung cấp nơi bảo quản tài liệu, chúng tôi không ngừng cải tiến để mang đến giải pháp lưu trữ tối ưu nhất. Chúng tôi đảm bảo:
- Lưu trữ an toàn tài liệu với cơ sở vật chất tiên tiến, đảm bảo các thông số kỹ thuật cần thiết của kho tài liệu
- Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp với quy trình sắp xếp, quản lý hiệu quả, truy xuất nhanh chóng
4.2. Hỗ trợ liên tục, xuyên suốt quá trình làm việc
Để mang lại sự hài lòng cho khách hàng, Vinalogistic sẵn sàng phục vụ mọi lúc mọi nơi. Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển tài liệu đến tận nơi. Bên cạnh đó, Vinalogistic cung cấp công cụ lưu trữ đi kèm dịch vụ (thùng tôn lưu trữ). Quy trình truy xuất tài liệu của bạn và doanh nghiệp sẽ được giải quyết nhanh chóng nhờ hoạt động quản lý hồ sơ hiệu quả của chúng tôi. Đảm bảo tuyệt đối bảo mật thông tin và an toàn cho tài liệu.
Với kinh nghiệm phục vụ lâu năm, Vinalogistic cam kết mang đến cho bạn nơi bảo quản tài liệu an toàn và hiệu quả. Liên hệ để được tư vấn thêm.
