Hồ sơ, tài liệu là những giấy tờ vô cùng quý giá đối với bất kỳ tổ chức nào. Vì vậy, việc lưu trữ các văn thư nguyên vẹn cũng trở nên cấp thiết hơn. Những chiếc hộp đựng tài liệu dự trữ từ đó được sử dụng rộng rãi trong việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ một cách hiệu quả.
Đặc điểm và công dụng của hộp đựng tài liệu dự trữ
Hộp đựng tài liệu dự trữ là sản phẩm dùng để bảo quản các giấy tờ, tài liệu trong kho lưu trữ. Theo quy định của Luật văn thư lưu trữ số 01/2011/QH13, sản phẩm này cùng với kệ sắt được xếp vào danh mục vật tư lưu trữ bắt buộc.
Các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước sử dụng hộp bảo quản để tránh ẩm mốc, mối mọt. Ngoài ra, các hộp đựng còn có chức năng phân loại danh mục. Điều này hỗ trợ cho việc tra cứu thông tin dễ dàng chỉ với vị trí và tiêu đề của hộp.
Hộp đựng tài liệu được sản xuất theo quy trình hiện đại, đáp ứng nhu cầu lưu trữ đa dạng cho các cơ quan, doanh nghiệp. Sản phẩm này có một số đặc điểm nổi bật như:
- Được làm từ giấy hoặc bìa carton lạnh ép xi măng có định lượng cao 300-600g
- Kích thước phổ biến 36,5cm x 25,5cm x 11cm có cả chiều đứng và chiều ngang
- Chất liệu giấy được tẩm hóa chất chống mối mọt, nấm mốc và các tác nhân gây hại từ môi trường
- Bề mặt hộp được sơn màu tùy chọn theo yêu cầu của khách hàng
- Hộp đựng tài liệu được sản xuất theo đúng quy trình và tiêu chuẩn của quốc gia và Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước.
Các loại hộp bảo quản tài liệu phổ biến
Hiện nay, thị trường cung cấp nhiều loại hộp lưu trữ tài liệu với mẫu mã, kích thước và chất liệu khác nhau. Tuy nhiên, việc lựa chọn được mẫu hộp lưu trữ phù hợp cũng là điều đáng quan tâm hơn bao giờ hết. Hai loại hộp lưu trữ phổ biến trên thị trường là hộp mộc và hộp sơn.
Hộp mộc lưu trữ
Loại hộp đựng tài liệu được thiết kế thông minh với cấu tạo gồm 2 phần chính. Phần vỏ hộp hình chữ nhật rỗng dùng để chứa cặp 3 dây bên trong. Cặp 3 dây được làm từ chất liệu dai, có khả năng cố định tài liệu chắc chắn. Thành phần này giúp cố định tài liệu bên trong gọn gàng và đồng nhất.
Hộp sơn lưu trữ
Hộp sơn và hộp mộc lưu trữ có điểm tương đồng chỉ khác ở giai đoạn thi công. Hộp sơn lưu trữ có lớp sơn chống cháy ở bên ngoài giúp tăng khả năng chống cháy cho hộp. Bên ngoài hộp còn được tẩm thêm các hóa chất như chống thấm, chống mọt. Lớp hóa chất này không gây hại tới người dùng mà còn bảo vệ tài liệu tốt hơn.
Tiêu chuẩn quốc gia về hộp bảo quản tài liệu dự trữ
Hiện nay, tại Việt Nam, chính phủ quy định về tiêu chuẩn đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ. Các yêu cầu bao gồm yêu cầu về ngoại quan, kích thước và cấu tạo. Nội dung chính của các tiêu chuẩn cơ bản như sau:
- Bề mặt của hộp phải nhẵn mịn, không bị xước, không bám dính xơ sợi
- Mép gấp hộp phẳng, không bị gãy. Các góc hộp phải vuông vắn và khít thân hộp
- Hộp bảo quản tài liệu dự trữ có kích thước tiêu chuẩn là 350 mm x 250 mm x 125 mm với sai số ± 2 mm
- Tại mỗi cạnh bên, cách nắp hộp 50 mm và cách mặt trên 30 mm có 1 lỗ tròn đường kính 30 mm để tạo sự thông thoáng
- Hộp bảo quản tài liệu dự trữ có thể được làm từ nhiều chất liệu khác nhau như bìa carton, gỗ, nhựa hoặc kim loại. Mỗi chất liệu có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu.
- Hộp phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về độ bền, độ cứng, khả năng chống ẩm, chống mối mọt, chống cháy nổ,…
Vinalogistic – đơn vị cung cấp giải pháp lưu trữ hoàn hảo
Vinalogistic là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp lưu trữ tài liệu tại Việt Nam. Chúng tôi không chỉ đơn thuần cung cấp hộp lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp mà còn mang đến cho khách hàng những dịch vụ đa dạng và chất lượng cao.
Với cơ sở vật chất tiên tiến, chúng tôi cam kết:
- Lưu trữ an toàn các tài liệu của Quý khách, đáp ứng mọi yêu cầu về thông số kỹ thuật cần thiết cho kho tài liệu
- Quy trình quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, truy xuất tài liệu nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu quả công việc
Không chỉ là nhà cung cấp, Vinalogistic còn là đối tác đáng tin cậy trong việc tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng mọi yêu cầu từ khách hàng.
Dựa trên tất cả điều đó, Vinalogistic tự tin là đối tác lý tưởng cho mọi doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ tài liệu. Hãy liên hệ ngay để khám phá những lợi ích mà chúng tôi có thể mang đến cho doanh nghiệp!
