Lưu trữ tài liệu là hoạt động bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh tại lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, việc triển khai lưu trữ gây ra phát sinh về mặt chi phí và vận hành cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sử dụng dịch vụ từ một đơn vị thứ 3 là cần thiết. Đây là cách giúp cho việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp tiết kiệm và hiệu quả hơn.
1. Tại sao cần lưu trữ tài liệu cứng trong khi công nghệ đã phát triển?
1.1. Quy định của nhà nước về tài liệu lưu trữ
Trên thực tế, việc lưu trữ các tài liệu ở dạng cứng có nhiều quy trình phức tạp. Hoạt động này được quy định rõ ràng tại pháp luật.
Theo Luật lưu trữ (2011), bất kỳ các cơ quan, tổ chức và cá nhân nào đều cần lưu trữ tài liệu. Theo đó, “tài liệu” là “vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” và “tài liệu lưu trữ” … “có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ”, “bao gồm bản gốc, bản chính” hoặc “bản sao hợp pháp” (nếu không có bản gốc, bản chính).
Luật Lưu trữ (2011)
1.2. Quy định của nhà nước về hoạt động lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp (2020), doanh nghiệp cần lưu giữ các loại tài liệu như sau:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Theo luật này, Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác. Địa điểm khác được quy định tại Điều lệ hoạt động. Các tài liệu này có thời hạn lưu trữ được quy định rõ ràng.
Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Trường hợp không thực hiện lưu trữ, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 30-50 triệu đồng. Doanh nghiệp làm mất hoặc hư hỏng các tài liệu có thể bị phạt từ 10-20 triệu đồng. Tham khảo thêm tại các nghị định: Nghị định 122/2021/NĐ-CP, Nghị định 102/2021/NĐ-CP. Có thể thấy, các hình phạt đưa ra có tính răn đe, buộc doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ bài bản.
1.3. Quy định của nhà nước về kho tài liệu
Pháp luật quy định các tiêu chuẩn về kho tài liệu (kho bảo quản) để đảm bảo lưu trữ hồ sơ hiệu quả.
Về địa điểm xây kho, Công văn từ Cục lưu trữ Nhà nước quy định địa điểm cần đảm bảo được xây dựng:
- ở nơi khô ráo,
- có môi trường không khí trong sạch,
- địa chất công trình ổn định,
- có độ chịu tải cao,
- thuận lợi giao thông, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu”.
Bên cạnh đó, công văn còn quy định các tiêu chuẩn như:
- quy mô kho,
- diện tích,
- chiều cao,
- tải trọng,
- hệ thống điện, nước, nhiệt,
- chế độ ánh sáng, thông gió,
- các trang thiết bị bảo quản,…
Việc lưu trữ là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực tại Việt Nam. Tuy nhiên, các quy định về tiêu chuẩn kho tài liệu đang ở mức cao. Điều này đặt ra vấn đề về kinh phí và nguồn lực quản lý đối với các doanh nghiệp. Chính vì vậy, dịch vụ lưu trữ tài liệu cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp hiệu quả và tiết kiệm.
2. Lợi ích khi thuê ngoài các đơn vị lưu trữ tài liệu
2.1. Tiết kiệm nguồn lực của doanh nghiệp trong việc lưu trữ hồ sơ
Để thực hiện lưu trữ các tài liệu, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn lực dày dặn. Thứ nhất là nhân sự quản lý hồ sơ. Thứ hai là không gian lưu trữ. Không chỉ dừng ở số lượng, chất lượng của nhân sự và không gian được quy định chặt chẽ. Các nội dung này được quy định tại Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật khác liên quan. Bạn có thể tìm kiếm dựa trên các từ khóa: “nghiệp vụ lưu trữ của nhân sự” và “tiêu chuẩn kho lưu trữ”. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị dày dặn về mặt kinh phí và nhân viên vận hành. Đây là một nguồn ngân sách lớn. Tuy nhiên, hoạt động này lại không trực tiếp tạo ra giá trị về mặt lợi nhuận.
Các đơn vị thứ 3 cung cấp cho doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp với chi phí hợp lý. Đây là các doanh nghiệp sinh ra để giải quyết vấn đề lưu trữ. Chính vì vậy, các đơn vị này có đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản. Bên cạnh đó, giải pháp lưu trữ luôn được tối ưu và cải tiến hàng ngày. Chỉ tập trung vào dịch vụ lưu trữ, các đơn vị này có sự đầu tư về mặt cơ sở vật chất hiện đại. Như vậy, doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu của mình với nhân viên quản lý có chuyên môn cao và kho lưu trữ hiện đại, mà không phải đầu tư một chi phí quá lớn.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu
2.2. Tập trung vào hoạt động kinh doanh hơn
Doanh nghiệp không cần tốn thời gian, chất xám và công sức của nhân sự để suy nghĩ cách lưu trữ các tài liệu tối ưu. Bạn chỉ cần thảnh thơi xem xét các đề xuất giải pháp lưu trữ từ các bên thứ ba. Sau đó, đưa ra lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với bối cảnh doanh nghiệp của mình. Các tiêu chí lựa chọn tiêu biểu là: chi phí, quá trình và nhân sự vận hành kho, khả năng quản lý rủi ro, cơ sở vật chất,…
Không cần vừa đầu tư tiền lẫn điều động nhân sự để vận hành một kho lưu trữ tại doanh nghiệp, bạn chỉ cần làm việc với một bên cung cấp dịch vụ lưu trữ. Đây là cách để doanh nghiệp đầu tư nhiều công sức hơn vào hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó tập trung nguồn lực để mang lại nhiều lợi nhuận hơn.
3. Vinalogistic – đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ tối ưu
3.1. Giải pháp lưu trữ hồ sơ toàn diện
Với phương châm “Sự thành công của Quý vị là sứ mệnh của chúng tôi”, hơn 10 năm nay, Vinalogistic luôn mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. Lưu trữ vốn là một hoạt động cần thiết và chiếm nguồn ngân sách lớn của doanh nghiệp. Hiểu được điều này, Vinalogistic liên tục cải tiến phương pháp, đổi mới liên tục về tiến bộ công nghệ để giúp bạn và doanh nghiệp có phương án quản lý tài sản thông tin hiệu quả. Chúng tôi đảm bảo:
- Lưu trữ an toàn tài liệu với cơ sở vật chất tiên tiến
- Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp với quy trình sắp xếp, quản lý hiệu quả
- Cung cấp công cụ lưu trữ đi kèm dịch vụ (thùng tôn đảm bảo chất lượng)
- Dịch vụ vận chuyển tận nơi
Vinalogistic cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ hiện đại, tối ưu
3.2. Truy xuất hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng
Nhằm giúp doanh nghiệp quản lý lưu trữ tài liệu dễ dàng, Vinalogistic cung cấp quy trình quản lý hồ sơ chuyên nghiệp. Chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức bằng cách cung cấp quy trình sắp xếp, quản lý và truy xuất hồ sơ hiệu quả. Bên cạnh đó, chúng tôi hỗ trợ bạn trong việc phân loại, lập danh mục và lưu trữ hồ sơ một cách hợp lý để dễ dàng truy cập khi cần.
Vinalogistic mang đến giải pháp lưu trữ tối ưu cho doanh nghiệp. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết.
