Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO là bước cần thiết cho các tổ chức doanh nghiệp ngày nay. Tài liệu và hồ sơ không chỉ đơn thuần là dữ liệu, mà chúng còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, sự phát triển của mỗi công ty trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
1. ISO là gì? Hồ sơ nào có thể đáp ứng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO
ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) chịu trách nhiệm nghiên cứu, phát triển và công bố các tiêu chuẩn quốc tế nhằm đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn này bao gồm thông số kỹ thuật quốc tế, đảm bảo chất lượng, hiệu quả và an toàn cho các dịch vụ, sản phẩm và hệ thống.
Việc xây dựng và lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001 chứng minh rằng các công việc đã được hoàn thành một cách hệ thống và chuyên nghiệp. Quy định mới nhất của ISO 9001 yêu cầu các tổ chức và doanh nghiệp áp dụng các hồ sơ sau đây:
- Hồ sơ đánh giá và kết quả về thực hiện mục tiêu chất lượng của các phòng ban và toàn doanh nghiệp.
- Hồ sơ đánh giá nội bộ, bao gồm kế hoạch, chương trình, các ghi nhận từ quá trình đánh giá và kết quả, cùng các hành động khắc phục.
- Hồ sơ hoạch định và xem xét của lãnh đạo.
- Hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
- Hồ sơ kết quả xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng đối với các đơn hàng.
- Hồ sơ đánh giá và kiểm tra các nguyên liệu đầu vào, sản phẩm trong các giai đoạn sản xuất.
- Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chỉnh trang thiết bị.
- Hồ sơ kết quả đánh giá về nhà cung cấp.
- Hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh như hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, vv.
- Hồ sơ tuyển dụng, năng lực, đào tạo nhân viên bao gồm hồ sơ ứng viên, kế hoạch đào tạo, đánh giá kế hoạch đào tạo và kinh nghiệm làm việc.
- Hồ sơ thiết kế sản phẩm, xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Hồ sơ đánh giá từ khách hàng.
Ngoài những hồ sơ này, các tổ chức có thể cần lưu trữ thêm nhiều hồ sơ khác để phục vụ cho việc đánh giá chứng nhận, phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp.
2. Tại sao phải xây dựng quy trình quản lý hồ sơ theo ISO 9001:2015?
Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ theo ISO 9001 mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức trong việc quản lý và bảo quản hồ sơ. Dưới đây là những lý do chính giải thích tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ:
- Hồ sơ là bằng chứng xác thực cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm giao dịch, hợp đồng, quyết định, báo cáo,…
- Cung cấp thông tin quý giá về hoạt động quá khứ, hiện tại và xu hướng tương lai của doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội phát triển.
- Hồ sơ là bằng chứng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các tranh chấp, kiện tụng.
- Cung cấp tài liệu để đào tạo cho nhân sự mới
Với tiêu chuẩn ISO 9001, mục đích chính của việc lưu trữ hồ sơ là để chứng minh sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Đồng thời cũng là cơ sở để nhận diện cơ hội cải tiến.
3. Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001:2015
Quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm 6 bước chính bao gồm: Nhận biết, thu thập hồ sơ; phân loại và sắp xếp; xác định thời gian lưu trữ; lưu trữ hồ sơ; truy cập và sử dụng; loại bỏ hồ sơ.
3.1. Nhận biết và thu thập hồ sơ
Theo tiêu chuẩn ISO, việc thiết lập và lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo tính thích hợp của việc mô tả và nhận biết thông tin như tiêu đề, thời gian, phòng ban, tác giả, số tham chiếu. Định dạng của hồ sơ có thể bao gồm hình ảnh, ngôn ngữ, video và cần được xem xét và phê duyệt trước khi sử dụng.
Quá trình nhận biết bao gồm việc thiết lập các mã ký hiệu cho biểu mẫu gốc và số biểu mẫu để truy cập hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác. Mỗi phòng ban cần có một danh mục để phân loại các loại hồ sơ hiện đang lưu trữ, đồng thời cần có danh sách chi tiết để có thể truy xuất các hồ sơ này một cách hiệu quả.
Hồ sơ được thu thập theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tuỳ vào quy mô và đặc thù của từng phòng ban.
3.2. Phân loại và sắp xếp hồ sơ
Khi hoàn tất việc thu thập, các hồ sơ sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo các phân loại nhất định để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm như sau:
- Đối với hồ sơ thu thập theo ngày hoặc tuần: Sắp xếp lưu trữ theo thứ tự thời gian và được đánh dấu nhận diện bằng cách dán nhãn hoặc ghi rõ tên gọi của hồ sơ.
- Đối với hồ sơ thu thập theo tháng hoặc quý: Được tổ chức và lưu trữ trên hệ thống, được tự động kiểm tra và sắp xếp trước khi đóng vào các bìa hộp lưu trữ.
- Đối với hồ sơ thu thập theo năm: Phân loại theo từng tháng, quý hoặc từng năm và lưu trữ trực tiếp trong các bìa hộp hồ sơ.
3.3. Xác định thời hạn lưu trữ
Trong quy trình kiểm soát hồ sơ, thời hạn lưu trữ được xác định giới hạn là một năm, tuy nhiên có thể thay đổi tùy theo tính chất và nội dung của từng hồ sơ. Trong thời gian lưu trữ này, các tài liệu được đánh giá theo các loại sau:
- Đánh giá nội bộ của hồ sơ.
- Đánh giá để cấp chứng nhận cho hồ sơ.
- Tái đánh giá các hồ sơ.
- Các loại đánh giá khác áp dụng cho hồ sơ.
3.4. Lưu trữ hồ sơ
Trong quy trình kiểm soát tài liệu, công tác bảo quản có thể thực hiện theo hai phương thức lưu trữ: hồ sơ văn bản giấy và hồ sơ văn bản dưới dạng dữ liệu số.
-
Bảo quản hồ sơ văn bản giấy
Các loại hồ sơ được đặt trong các vật chứa đảm bảo an toàn để giữ hồ sơ luôn trong trạng thái nguyên vẹn. Để thuận tiện cho việc sử dụng, các hồ sơ cần được kiểm soát và phân loại có hệ thống. Doanh nghiệp cần thiết lập quy định rõ ràng và phân loại các loại hồ sơ để tránh trường hợp mất mát. Các hồ sơ quan trọng nên được bố trí trong không gian lưu trữ riêng và được bảo mật cao.
-
Bảo quản hồ sơ dạng dữ liệu số
Doanh nghiệp phải sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu có tính bảo mật cao và tự động phân loại hồ sơ. Đồng thời, đưa ra các quy định về sử dụng và quyền truy cập cho người dùng có nhu cầu.
3.5. Truy cập và sử dụng
Để sử dụng quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu phải được ủy quyền bởi ban lãnh đạo, trưởng phòng, người quản lý,… Người sử dụng có các quyền sau đây:
- Có thể trực tiếp tham khảo hồ sơ tại chỗ.
- Ký mượn hồ sơ từ người được ủy quyền khi cần sử dụng trong thời gian dài.
- Được quyền đề nghị cung cấp bản sao hồ sơ để tiện cho việc theo dõi.
- Lưu chuyển hồ sơ khi được phép và cần xin chỉ thị từ người được ủy quyền.
- Với các loại hồ sơ cần sự cấp phép của ban lãnh đạo hoặc phòng ban ISO có thẩm quyền.
3.6. Loại bỏ hồ sơ
Khi quy trình kiểm soát lưu trữ hồ sơ đã hết hạn, doanh nghiệp có thể chỉ thị các phòng ban phụ trách tiến hành loại bỏ hồ sơ theo các hình thức sau:
- Đối với hồ sơ và tài liệu cơ bản: Giao cho người đại diện của bộ phận đó để kiểm tra và loại bỏ theo quy định.
- Đối với hồ sơ và tài liệu có tính chất quan trọng: Cần sự chỉ thị của ban lãnh đạo để được làm phiếu yêu cầu quyền sử dụng. Sau khi được phê duyệt, có thể tiến hành kiểm tra và hủy bỏ hồ sơ đó.
Có thể thấy rằng việc lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO không chỉ đơn giản là đặt vào một chiếc hộp rồi khóa lại. Khi bắt đầu triển khai quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO, chắc chắn sẽ gặp phải nhiều khó khăn nhưng hiệu quả nó mang lại không hề nhỏ.
Hiểu được vấn đề của khách hàng, Vinalogistic mang đến các dịch vụ tổ chức, lưu trữ, quản lý hồ sơ đạt tiêu chuẩn quốc tế. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
