Tài liệu, hồ sơ được coi là tài sản giá trị của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa biết cách quản lý hồ sơ công việc khoa học. Vì vậy, hãy cùng Vinalogistic tìm hiểu về hồ sơ công việc và 4 bước quản lý đúng nguyên tắc trong bài viết dưới đây!
1. Hồ sơ công việc là gì?
Theo tài liệu được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2011, hồ sơ công việc là tập văn bản, tài liệu liên quan đến nhau. Nội dung của tài liệu cùng về một vấn đề, sự việc hoặc cùng đặc điểm như tác giả, thời điểm ban hành, tên loại,… được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của một tổ chức.
Quản lý hồ sơ công việc là quá trình tổng hợp, biên mục và nộp các tài liệu vào cơ quan lưu trữ. Sau đó tiến hành việc quản lý và bảo quản các hồ sơ và tài liệu liên quan.
Ngoài việc quản lý tài liệu đặc thù theo ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp còn phải lưu trữ và quản lý nhiều loại hồ sơ khác nhau. Một số loại hồ sơ công việc thường gặp là hồ sơ hành chính văn phòng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài liệu kỹ thuật, hồ sơ kinh doanh, hồ sơ tài chính.
2. Vai trò của quản lý hồ sơ công việc đối với tổ chức
Lập hồ sơ là trách nhiệm của người được phân công theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan hoặc tổ chức. Việc này có vai trò quan trọng trong quá trình làm việc có thể kể đến như sau.
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi nhân viên hoặc quản lý sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Tất cả các tài liệu từ trước, trong và sau quá trình giải quyết công việc được sắp xếp và phân loại theo từng vấn đề, từng sự việc, phản ánh rõ chức năng và nhiệm vụ của mỗi văn bản. Điều này giúp lãnh đạo và nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.
Mỗi hồ sơ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo biết được những hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản và có thể phát hiện ra những văn bản bị thất lạc. Từ đó có thể đảm bảo bí mật của các tổ chức, hỗ trợ quản lý một cách chặt chẽ.
Ngoài ra, lập hồ sơ công việc còn giúp phân loại và xác định giá trị của hồ sơ. Nhân viên có thể dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và lịch sử để lưu trữ. Điều này giúp nâng cao hiệu quả khâu lưu trữ, đồng thời giảm bớt chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm.
3. Các bước quản lý hồ sơ công việc
Để tối ưu hóa hiệu quả quản lý hồ sơ công việc, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc bài bản và khoa học. Dưới đây là 4 bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả:
3.1. Thu thập và sắp xếp hồ sơ
Quy trình thu thập và sắp xếp hồ sơ là cốt lõi. Trong đó bao gồm việc xác định nguồn gốc của hồ sơ và thu thập các văn bản, tài liệu liên quan hình thành khi giải quyết công việc. Sau đó, hồ sơ được sắp xếp theo từng loại hình, nội dung và thời gian lưu trữ. Lúc này những chiếc hộp đựng tài liệu lưu trữ, kẹp tài liệu,… . Được dùng để phân loại và lưu trữ hồ sơ an toàn.
3.2. Biên mục hồ sơ
Hồ sơ cần phải được biên mục đầy đủ cùng các thông tin, giấy tờ đi kèm như:
- Số thứ tự của từng văn bản trong hồ sơ được biên mục.
- Số ký hiệu của các văn bản đó.
- Ngày tháng ban hành của các văn bản tài liệu.
- Tên tác giả của văn bản, có thể là tên cơ quan ban hành.
- Trích yếu nội dung có trong từng văn bản.
- Số tờ của văn bản khi được đính kèm trong hồ sơ.
Hơn nữa, khi biên mục hồ sơ, nhân sự nên thiết lập tiêu đề và bọc bìa hồ sơ. Để quá trình quản lý tài liệu dễ dàng hơn.
3.3. Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ sẽ được giao nộp vào kho lưu trữ hoặc phòng lưu trữ của doanh nghiệp. Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phụ thuộc vào từng loại tài liệu.
- Tài liệu hành chính: Sau 12 tháng (01 năm) kể từ khi công việc liên quan đến tài liệu kết thúc.
- Tài liệu xây dựng nội bộ: Sau 03 tháng kể từ khi quyết toán xong công trình.
- Tài liệu nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 12 tháng kể từ khi công trình được chính thức nghiệm thu.
- Tài liệu ảnh, phim, ghi âm, ghi hình và các tài liệu chuyên môn: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Hồ sơ được gửi đến kho lưu trữ cơ quan. Nhân sự và bộ phận quản lý hồ sơ tài liệu cần thực hiện đối chiếu với danh mục hồ sơ đi kèm, lập biên bản nhận hồ sơ và giữ mỗi bên 1 bản.
3.4. Tổ chức và bảo quản hồ sơ công việc
Chỉnh lý tài liệu là quá trình sắp xếp và hệ thống hóa hồ sơ theo phương pháp khoa học. Trong quá trình này, bộ phận phụ trách cần xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ. Đồng thời, cần phát triển các công cụ tra cứu, tìm kiếm tài liệu để tăng tính hiệu quả.
Sau khi chỉnh lý, danh sách hồ sơ vẫn cần liên tục cập nhật và bổ sung. Bên cạnh đó, Đồng thời, các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ cũng cần được tổ chức. Để hồ sơ được bảo quản lâu dài qua thời gian.
3. Vinalogistic cung cấp dịch vụ lưu trữ và bảo quản hồ sơ công việc
VinaLogistic cung cấp các giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp. Giúp doanh nghiệp tổ chức và bảo quản hồ sơ công việc một cách có hệ thống. Là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ bảo quản tài liệu. Chúng tôi không ngừng cải tiến để đưa ra các giải pháp lưu trữ tối ưu nhất. Chúng tôi cam kết:
- Lưu trữ an toàn: Vinalogistic sử dụng cơ sở vật chất tiên tiến đảm bảo các thông số kỹ thuật cần thiết. Giúp kho lưu trữ bảo vệ an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
- Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp: Chúng tôi áp dụng quy trình sắp xếp, quản lý hồ sơ hiệu quả và có thể truy xuất nhanh chóng.
- Hỗ trợ liên tục: Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển tài liệu đến tận nơi và cung cấp các công cụ lưu trữ đi kèm như thùng tôn lưu trữ. Quy trình truy xuất tài liệu được thực hiện nhanh chóng. Từ đó đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho tài liệu của bạn.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Vinalogistic cam kết mang đến cho doanh nghiệp không gian lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!
