Để theo dõi và quản lý tốt một công việc nào đó kể cả trong doanh nghiệp, tổ chức hay các cơ quan nhà nước thì vấn đề lưu trữ hồ sơ và tài liệu rất quan trọng. Vậy hồ sơ, tài liệu là gì? Chúng có những khác biệt như thế nào? cùng Vinalogistic cùng tìm hiểu nhé.
Hồ sơ là gì?
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau:
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Như vậy, có thể hiểu hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể nào đó hoặc cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
Các loại hồ sơ:
Trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị sẽ có rất nhiều hồ sơ được hình thành mà mỗi hồ sơ sẽ có những nội dung, hình thức khác nhau. Hồ sơ được chia thành ba loại cơ bản, bao gồm: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ công việc:
Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một hoặc một số việc nào đó. Trong hồ sơ công việc, thông thường sẽ có những tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản ) kết thúc công việc.
Ví dụ như hồ sơ về một hội nghị (hội nghị khoa học,…); hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết tranh chấp,…).
Hồ sơ nguyên tắc:
Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về một vấn đề hay một lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, công chức sẽ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mảng nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà sẽ nghiên cứu, thu thập những văn bản quy phạm pháp luật nhằm mục đích lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hàng ngày.
Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không cần thiết phải là bản chính, chúng có thể là bản sao, nhưng bắt buộc phải còn hiệu lực pháp lý.
Ví dụ như tập tài liệu là tất cả các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về chế độ công tác phí cho các cán bộ công chức; tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương, nâng ngạch cho các cán bộ, công chức nhà nước.
Cách lập hồ sơ nguyên tắc:
– Người lập hồ sơ nguyên tắc đầu tiên phải xác định vấn đề nào cần thực hiện, vấn đề nào quan trọng và có ý nghĩa nhất dùng để tra cứu và giải quyết những công việc hàng ngày. Sau đó, phải dựa theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị để đưa ra vấn đề là phải lập hồ sơ nguyên tắc nào. Nếu không dự kiến chuẩn xác những hồ sơ cần lập thì sẽ không có căn cứ để giải quyết công việc.
– Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao của mình, tùy vào từng nghiệp vụ công tác phụ trách để từ đó sẽ thu thập những văn bản quy phạm pháp luật rồi lập hồ sơ nguyên tắc nhằm phục vụ cho việc tra cứu giải quyết những công việc mỗi ngày. Công việc thu thập những văn bản quy phạm pháp luật sẽ được tiến hành thường xuyên và từ nhiều nguồn.
– Đối với hồ sơ nguyên tắc, cách sắp xếp đó chính là dựa trên văn bản, tài liệu, thời gian. Căn cứ vào ngày, tháng, năm ban hành văn bản để từ đó sắp xếp ngày tháng năm trước xếp xuống dưới và ngày tháng năm sau xếp lên trên. Theo cách sắp xếp này thì những văn bản vẫn đang có hiệu lực sẽ được xếp lên trên.
Như vậy, có thể thấy hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc có những điểm rất khác nhau, cụ thể như: Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc các bản sao và đều có giá trị như nhau của các loại văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết. Hồ sơ công việc thông thường sẽ kết thúc và lập theo năm nhưng cũng có những trường hợp ngoại lệ đó là sẽ có những công việc đòi hỏi trong 2 hoặc 3 năm kết thúc và nộp vào lưu trữ cơ quan. Còn đối với hồ sơ nguyên tắc chính là bản sao, có các phương thức là viết tay hoặc đánh máy, sao chụp nhưng phải chuẩn xác từ bản chính các văn bản quy phạm pháp luật về mặt công tác nghiệp vụ. Đặc biệt chúng còn là tập hợp những văn bản nhiều năm dùng với mục đích tra cứu khi giải quyết một công việc và không phải nộp vào lưu trữ cơ quan giống như hồ sơ công việc.
Hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể nào đó (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh,…), ví dụ như: Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ ông Nguyễn Văn A, sinh ngày 01/01/1975, vào Đảng CSVN ngày 10/5/2000
Trên đây là một vài khái niệm về hồ sơ và những loại hồ sơ hay có. Vậy hồ sơ và tài liệu khác nhau như thế nào? Cùng Vinalogistic tìm hiểu thêm tại đây nhé.
Vinalogistic mang đến các dịch vụ tổ chức, lưu trữ, quản lý hồ sơ đạt tiêu chuẩn quốc tế. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
