Bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào đều có những tài liệu cần bảo quản, cùng Vinalogistic tìm hiểu về những đều cần biết về lưu trữ tài liệu nhé.
Tài liệu lưu trữ là gì? Tài liệu lưu trữ bao gồm những loại nào?
– Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
– Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).
Tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước.
Bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước
I- KHO BẢO QUẢN
1. Địa điểm xây kho
Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Ở nơi khô ráo.
Có môi trường không khí trong sạch.
Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao.
Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
2. Quy mô kho
– Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15-20 năm sau.
– Đơn vị tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có các loại phòng kho khác nhau để đáp ứng yêu cầu và chế dộ bảo quản khác nhau của từng loại hìh tài liệu.
3. Mặt bằng và hướng nhà kho
– Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ…
– Nếu chỉ có một đơn nguyên, thì các phòng làm việc nên để ở tầng dưới, các phòng kho bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên, thì các phòng làm việc nghiệp vụ và các kho bảo quản là một đơn nguyên, còn các phòng để phục vụ khách đến sử dụng tài liệu và các phòng làm việc khác là một đơn nguyên. Hai đơn nguyên này bố trí thành hình chữ T hoặc L, nối thông với nhau bằng nhà cầu có mái.
– Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ.
4. Diện tích các phòng kho
– Diện tích mỗi phòng kho bao gồm: diện tích kê các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi giữ các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho…
– Mỗi phòng kho không rộng quá 200 mét vuông.
5. Lối đi
– Lối đi giữa các hàng giá: 0m70-0m80, lối đi đầu giá: 0m40-0m60, lối đi chính trong kho: 1m20-1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80-1m20.
– Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng).
– Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy.
6. Tường kho
– Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4 giờ có cháy).
– Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa…
– Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…
7. Cửa kho
– Cửa kho phải chắc chắn, có khóa tốt.
– Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài.
– Cửa kho có đặt máy điều hòa, chỉ làm một cánh, có 2 lớp, ở giữa có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…
– Cửa sổ của kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.
– Không nên thiết kế quá nhiều cửa sổ.
8. Chiều cao kho
– Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác.
– Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m00 (mái 2 lớp).
9. Tải trọng sàn kho
– Sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850-1000 kg/m2
– Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2.
10. Hệ thống điện trong kho
Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp
11. Hệ thống nước của kho
- Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước… Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu.
- Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
12. Chế độ nhiệt độ-độ ẩm
Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau:
- Nhiệt độ: 20 ± 2oC
- Độ ẩm: 50 ± 5%.
13. Chế độ ánh sáng
- Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa số cần có rèm che, màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.
- Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux.
- Nên dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho.
14. Chế độ thông gió
- Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây.
- Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ.
- 15. Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước…
Để tìm hểu thêm về cách thức tổ chức trong kho và các trang thiết bị cần thiết mời bạn tìm hiểu bài viết: TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG KHO và CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU.
Vinalogistic với kinh nghệm hơn 10 năm trong lĩnh vực lưu trữ và bảo quản tài liệu. Hãy đăng ký để được tư vấn miễn phí.
